המדריך המלא – איך לעבוד עם ווצאפ ביזנס – Whatsapp Business ולמי זה מתאים?

תמיד תהיתם מה ההבדל בין ווצאפ לווצאפ ביזנס?

ב- WhatsApp Business יש מגוון פיצ'רים שעוזרים בניהול ושמירה על הקשר עם הלקוחות אך הוא מצויין גם לסטודנטיות וסטודנטים שרוצים לנהל את הווצאפ שלהם קצת אחרת. 


בפוסט זה אפרט על מה שקיים עד כה ואשתדל לעדכן בפיצ'רים חדשים.

למי שלא מכיר, שמי רלי בריל וביום יום אני מנגישה את האקדמיה לקהל הרחב, תואר ראשון ותארים מתקדמים. רוב הפעילות שלי מתרחשת בקבוצה שייסדתי "אמהות באקדמיה", האתר הזה "סטודנטים שיודעים" ותוכנית הרדיו "קול האקדמיה" המוקלטת באולפני הרדיו החברתי הראשון.

במהלך השנים האחרונות יצא לי ללוות מאות סטודנטים, סטודנטיות וכאלה שבדרך ללימודים. כשמלווים באופן אישי כמה לקוחות במקביל בליווי מתמשך, כדאי להקל על החיים. 

כחובבת טכנולוגיה שאלו אותי איך אני נעזרת בווצאפ בתהליך הליווי שלי, אז הנה כמה טיפים לעבודה יעילה עם האפליקציה ולמה בכלל כדאי לעבוד איתה. 

*הפוסט מנוסח פעם בלשון זכר ופעם בנקבה (כי מה זה משנה?! 😅)

למה בכלל לעבוד עם ווצאפ? מה רע בשיחת טלפון?

זה לא רע, אבל למי יש זמן??

הפעמים היחידות שאני, באופן אישי, זמינה בטלפון זה בנסיעות ממקום למקום.

"אבל יחפרו לי בהודעות!"

יודעים מה, רובם לא עושים את זה, נהפוכו!

נוצר מצב שאני דוחקת בהם לכתוב לי בכל שעה אם הם נתקעים או צריכים משהו בתהליך הליווי וגם אז זה לא ממש קורה ואם הם כותבים בשעה שהיא לא שעת פעילות זה תמיד מתחיל ב"סליחה על ההפרעה..". 

הסוד הוא בתיאום ציפיות

אם אתן מחליטות לעבוד עם הווצאפ חשוב להגדיר ולהסביר מההתחלה את הכללים. אני תמיד אומרת להם שאפשר לכתוב לי בכל שעה אך יקבלו מענה בשעות הפעילות. אני ממליצה לכולם להשתיק את הווצאפ כטיפ לחיים ועם כמה שזה קשה- לבטל התראות על הודעות. ככה אני מחליטה מתי להיכנס ולקרוא ומתי לא.

אני שולטת בטלפון ולא הוא בי 😎

והיתרונות הם רבים

שליחת הודעות על אירועים, סדנאות וכו'- הווצאפ זו אחלה פלטפורמה! רק תוודאו שאתם לא שולחים יותר מידיי פעמים בחודש ושאתם מיידעים אותם על זה שלא תהפכו להיות ספאמרים. אגב, מנסיון אישי "שידור" הודעות לא עובד טוב ולא כולם מקבלים את ההודעות, במיוחד אם לא שמרו את המספר שלכם. מומלץ לפתוח קבוצה שבה רק אתם כותבים וככה אין בה חפירות. 

בואו נצלול הישר לפיצ'רים המגניבים

מלבד העובדה שניתן לעדכן פרופיל הכולל כתובת, מייל, אתר וכו' יש כמה אופציות מועילות לשימוש יעיל באפליקציה.

סימון בתוית 🔖

ניתן לסמן הודעות ספציפיות או שיחות שלמות עם תוית לפי צבעים שאתם מחליטים מה הצבע אומר. למה זה טוב?

יש לי תויות כמו "לקבוע פגישה" ו"לטפל" במידה והבטחתי לחזור לגבי משהו ואני לא רוצה לשכוח. מה שמגניב זה שניתן בלחיצה לראות את כל התויות ולטפל אחת אחת בזמן שקבעתם לכם ביומן. לסטודנטים עם שפע משימות ומטלות, פתיחת קבוצה שרק אתם נמצאים בה וסימון המשימות בתויות, יכול לעזור לשמור על הסדר.

התוויות בווצאפ לעסקים – שימושי ביותר. (מתוך האתר www.whatsapp.com/business)

הודעה אוטומטית על שעות פעילות

זה אמנם קיים אך אני לא ממליצה להשתמש. אז למה אני כותבת על זה? כדי למנוע מכם להשתמש בזה. לדעתי זה מוריד לחלוטין מהייחס האישי ונותן תחושת דיסטנס שיכולה לקלקל. אבל – למי שיש עסק שדורש דיסטנס מסויים, זה לגמרי מומלץ ונראה מקצועי.

הקטלוג שלכם

למשקיענים, אפשר להכניס מוצרים ושירותים לקטלוג בווצאפ וזה נראה ככה:

שימו לב שתחת התמונה ישנם שירותים ומוצרים נוספים, שווה להשקיע, להכניס את המידע ולשלוף אותו במקרה הצורך.

לינק לווצאפ שלכם 

האפליקציה מאפשרת ליצור לינק שאותו אתם יכולים להוסיף במייל למשל.
למה זה טוב? גם ככה הרוב נכנסים דרך הטלפון ובלחיצת כפתור הם שולחים הודעה מבלי לשמור את המספר מראש.

הודעה מוכנה מראש

בהמשך לסעיף הקודם, יש אופציה שלוחצים על הלינק הווצאפ אוטומטית יכתוב הודעה שהגדרתם מראש!

הודעה שנשלחת אליכם בלחיצה!! הנה דוגמה – לחצו כאן

 

הודעת AWAY

גם לנו מגיע חופש לפעמים לא? ניתן לכתוב הודעה אוטומטית שאתם בחופש ותשובו בתאריך _____ ותחזרו אליהם כשתשובו.
מומלץ לכתוב הודעה שתרגיש אישית ככל האפשר.

מה קורה אם הם שולחים יותר מהודעה אחת? אין לי מושג.. יש מצב שזה ישלח את אותה ההודעה פעמיים- אפשר לעשות ניסויי.
כמובן שאפשר לתזמן מראש מתי החופשה תתחיל ומתי תסתיים.

ולא רק לחופשות – במידה ויש לכם כאלה שמצפים שתהיו זמינים 24/7 – זו אופציה מצויינת!

בהמשך לפיצ'ר המגניב ובתגובה לטענה – "אבל יש אנשים שאני כן רוצה לתקשר איתם בחופש!"
אל דאגה! ניתן לשלוח לחלק מהרשימה שלכן את ההודעה האוטומטית. אם שמרתן את הלקוחות שלכן בשם קוד – נניח "לקוח + שם" (אצלי יש אופציה לכתוב מאיזה ארגון הוא מתחת לשם אז אני כותבת "ליווי אישי")  הווצאפ מזהה והסינון מהיר יותר.
אפשר לבחור גם איש קשר אחד אם הוא מציק במיוחד 😉
**זוהי תזכורת – שימו לב שאחרים יכולים לראות איך שמרתם אותם ובמיוחד אם יש לכם אפליקציה מזהה שיחות. הימנעו מאי נעימות. 

הודעת "איזה כיף לשמוע ממך!!"

אם מישהו יצר איתכם קשר פעם ראשונה לאחר 14 יום הוא יקבל הודעה שהכנתם והגדרתם מראש.
זה פיצ'ר נחמד אבל לכו תדעו מה הוא/היא יכתבו ולפעמים זה יכול לצאת חסר טאקט. למשל –

הוא – "נכשלתי פעם רביעית בפסיכומטרי 🙁 "

ההודעה האוטומטית – "איזה כיף לשמוע ממך! מה חדש?!"

הוא – 😳

הפיצ'ר החביב עלי שחוסך מלא זמן!!!

הודעה מהירה

תמיד יש את אלו שזקוקים לתזכורת. הודעה מהירה היא הדובדבן שבקצפת באפליקציה הזו. בשימוש בקו אלכסוני – / עם מילה שהגדרתן מראש – תופיע לכן הודעה מלאה (שהגדרתן מראש). לדוגמה אצלי – /מחר – תתן הודעת תזכורת על כך שאנחנו נפגשים מחר ושיאשרו הגעה. ו- /משימות – יתן הודעה "איך הולך עם המשימות?" ועוד מגוון קיצורי הסבר שפעם הייתי כותבת בכל פעם מחדש. 

דוגמאות להודעות מהירות. (מתוך האתר www.whatsapp.com/business )

***כמה נק' חשובות לפני שמורידים***

האפליקציה חינמית!

האפליקציה WhatsApp Business שייכת לווצאפ ונכון לכתיבת שורות אלו היא אכן חינמית, מה יהיה בעתיד? אין לדעת.
כדי להוריד אותה ולהחליף את הווצאפ הפרטי הקיים מומלץ קודם לגבות לענן את כל השיחות שלכם (יש שפע מדריכים ביוטיוב). הסיבה היא שווצאפ לא יתנו לכם להשתמש בשתי האפליקציות על אותו המכשיר (אלא אם יש לכם שני מספרים=סימים במכשיר) ואם לא גיביתם וסינכרנתם הכל ימחק לנצח!

הגיבוי מאפשר להעביר את כל השיחות לאפליקציה החדשה כך שלא פיספסתם כלום והכל נשמר.

"אבל אני רוצה גם עיסקי וגם פרטי ואין לי 2 סימים!"

מי שרוצה לעשות הפרדה בין הווצאפ האישי לעיסקי מבלי להחזיק 2 מספרי טלפון, יכול להגדיר את הווצפ העיסקי על טלפון קווי שיש בבית או במשרד. כל מה שצריך לעשות זה להכניס את המספר הקווי ולבקש לקבל את הסיסמה הראשונית בהודעה קולית ולא בטקסט, רק תקפידו להיות ליד הטלפון בשלב הזה.

 

בונוס – תזמון הודעות!

בנתיים לא קיימת האופציה לתזמן הודעות אך בטח גם זה יגיע.
ישנה אפשרות להוריד אפליקציה *נוספת* לתזמון הודעות!

SKEDit – לא שייכת לווצאפ.
ויש עוד כל מיני אפליקציות, רק כדאי לזכור שאתם מאפשרים לאפליקציה לא מוכרת לגשת לכל דבר במכשיר שלכם.
אם אתם לא חייבים, עדיף שלא. אם אתם חיים על הקצה, זה דיי מגניב!

אני יכולה לכתוב פוסט שלם על מה שאפשר לעשות עם תזמון הודעות, אך בנוגע לווצאפ דמיינו לכן כמה זה יכול להקל על ליווי ומעקב של לקוחות. לכתוב הודעות בזמנכן הפנוי והן תשלחנה בזמן המתאים שבחרתן מבעוד מועד.

וכן, ניתן לשלוח גם לקבוצה!

עד כאן החפירה שלי בנוגע לווצאפ.

אשמח לשמוע מה חידשתי לכם =)

עד אז, תהנו ממה שאתם עושים עם ווצאפ או בלי.

אודות רלי בריל

מי אני?
רלי בריל, מקימת האתר "סטודנטים שיודעים", מייסדת קהילת "אמהות באקדמיה", בוגרת האוניברסיטה העברית, מרצה ומנחת סדנאות לעידוד לימודים ומניעת נשירה, שדרנית ברדיו החברתי הראשון בתוכנית "קול האקדמיה" ובכללי- לא נחה לרגע.

כתיבת תגובה